13 - L'EFFICIENTE PROCUREMENT CREA VALORE
- Senza Fornitori l'Impresa non esiste.
- Un efficiente PROCUREMENT è fondamentale per ogni Impresa.
- Una Vendor List di Fornitori qualificati è una necessaria scelta strategica.
- L'Impresa deve organizzare Audit periodici ai Fornitori chiave.
- Avere Fornitori unici è una scelta strategica ma in tal caso è necessario avere anche Fornitori alternativi.
- Il MIGLIORAMENTO STRATEGICO E IL PIANO OPERATIVO
- Il PDCA del Procurement.
1 - L'IMPRESA E IL FORNITORE
Il seguente diagramma illustra il rapporto tra Fornitore e Impresa:
il Prodotto del Fornitore soddisfa i bisogni e aumenta il Valore dell'Impresa che a sua volta aumenta il Valore e la soddisfazione del Fornitore.
Gli Obiettivi di Fornitore e Impresa sono diversi ma interconnessi e dovrebbero essere basati sulla reciproca collaborazione, fiducia e soddisfazione del tipo I WIN YOU WIN.
2 - IL PROCESSO DEL PROCUREMENT
Il PROCUREMENT è costituito dalle Attività descritte nel seguente DIAGRAMMA DELLE SEQUENZE.
La durata dell'intera sequenza è condizionata dall'"anello debole" dell'Attività meno efficiente che deve attirare l'attenzione del responsabile del Procurement per renderla più efficiente.
L’Expediting, spesso trascurato, è indispensabile per ridurre / evitare ritardi nelle consegne, soprattutto se le Attività coinvolte sono sul cammino critico (pagina 7 § 4 FASE 3.5). Normalmente basta una telefonata o più di una. In casi estremi bisogna andare a trovare il Fornitore.
3 - L'IMPORTANZA STRATEGICA DEL PROCUREMENT
Il potere contrattuale del Procurement e l’abilità del suo personale hanno un peso fondamentale nel conseguimento di favorevoli condizioni contrattuali che impattano sui Costi dell’Impresa come: sconti di quantità, scelta di Fornitori qualificati, scelta del prodotto di qualità al miglior prezzo, ecc.
4 - SUGGERIMENTI PER MIGLIORARE L'EFFICIENZA DEL PROCUREMENT
Per rendere più efficiente ed efficace il rapporto con i Fornitori, l'Impresa dovrebbe:
- Creare una Procedura per la valutazione dei Fornitori
- Preparare una Vendor List di Fornitori preferenziali opportunamente selezionati.
- A partire dalla RDO, attribuire ad ogni componente un item univoco da riportare su tutti i documenti coinvolti, offerta, ordine, consegna, fino all'entrata in magazzino. L'item univoco sarà riportato anche su P&I, Disegni, Specifiche.
- Ogni Ordine o Contratto deve contenere la clausola che la documentazione tecnica è parte integrante della fornitura.
- Per contratti di manodopera valutare la Produttività (pagina 4 § 3.8).
- Stabilire contatti preferenziali per prevenire possibili problematiche legate alle Forniture.
- Applicare penali (valutando caso per caso) in caso di ritardata consegna e premi per consegna anticipata.
- Tabulare le offerte, eventualmente chiedendone la riemissione, per renderle confrontabili tra loro.
- Valutare le priorità secondo opportuni criteri (prezzo, tempo consegna) in conformità all'utilizzo previsto
- Coinvolgere i Fornitori nelle Iniziative sul Miglioramento dell’Impresa
- Collaborare con i Fornitori nelle attività di Progettazione e Sviluppo per il Miglioramento di Attrezzature utilizzate per produrre beni destinati all'Impresa
- In caso di forniture complesse, collaborare col Fornitore per la preparazione di specifiche da allegare al contratto di fornitura.
- Per forniture di Sistemi HW e SW in campo IT vedere pagina 7 § 8
- In caso di importanti forniture, chiedere al Fornitore il programma di realizzazione dell'ordine e il periodico stato di avanzamento lavori (SAL).
- Fare magazzino presso il Fornitore per i ricambi speciali, costosi, di lunga consegna, critici.
NON SEMPRE IL FORNITORE PIÙ A BUON PREZZO È QUELLO PIÙ ECONOMICO
5 - I CONTRATTI - SINTESI
Qui sotto trovi una sintesi di tipi di contratto per farti un prima idea su quale tipo di contratto implementare nel caso di una prossima Iniziativa. Naturalmente si tratta di trovare un compromesso col minimo rischio per la PMI, tenendo conto di tutte le situazioni al contorno oltre all'aspetto tecnico, economico e infine finanziario.
6 - OBIETTIVI
Ogni OBIETTIVO deve contribuire alla CREAZIONE DI VALORE.
- Efficienza delle Attività del Procurement
- Negoziazioni competitive
- Adeguate Procedure per Valutare i Fornitori
- Vendor List Fornitori preferenziali
- Tabulazioni per rendere Offerte confrontabili
- Contratti / Ordini con allegate concordate specifiche di fornitura
- Contratti / Ordini con elencate parti incluse e parti escluse dalla fornitura
- Documentate richieste di Change Order per valutazione tecnico economica
7 - FATTORI CRITICI DI SUCCESSO (FCS)
- Competenze e abilità del Personale
- Adeguate Procedure di Valutazione Fornitori
- Selezionare Fornitori per creare favorevoli relazioni con quelli più collaborativi, affidabili per qualità, rispettosi dei tempi di consegna, ecc.
- Eseguire Audit ai Fornitori chiave
- Utilizzare le Curve di apprendimento per diminuire i costi unitari
- Organizzare Campagne di Acquisto, Ordini aperti.
- Negoziazioni competitive
8 - INDICATORI CHIAVE DI PERFORMANCE (ICP)
Gli Indicatori Chiave di Performance (ICP) misurano il grado di realizzazione degli OBIETTIVI.
- rispetto dei tempi di consegna contrattuali
- indice di Qualità dei fornitori qualificati / anno precedente
- n° audit a fornitori chiave / anno precedente
9 - ESEMPI DI OBIETTIVI
- Addestramento, Formazione del Personale del Procurement
- Vendor List di Fornitori qualificati
- Audit a Fornitori
- Procedure dedicate al Procurement
10 - MAKE OR BUY?
La conoscenza e la corretta applicazione dell’Approccio Make o Buy costituisce una fondamentale scelta strategica
Vediamo le caratteristiche e le principali differenze.
Approccio “Make": l’Impresa gestisce direttamente tutti gli aspetti della realizzazione del Progetto.
Approccio “Buy”: l’Impresa incarica un’Impresa esterna per la realizzazione del Progetto Un contratto definisce i dettagli del Progetto, inclusa ad esempio la pianificazione dei lavori con verifiche dell'avanzamento a date prefissate.
Ogni Approccio presenta Vantaggi e Svantaggi e la scelta tra i due Approcci sarà basata su una decisone strategica di tipo tecnico, economico, finanziario.
La seguente tabella evidenzia alcune possibili applicazioni dell’Approccio Make o Buy alla realizzazione di un Progetto.
Progetto A: rappresenta l'Approccio MAKE
Progetti B, C: rappresentano soluzioni intermedie dei 2 Approcci MAKE + BUY.
Per motivi economici o per ridurre i tempi di realizzazione o altro, è molto comune adottare soluzioni intermedie tra i due Approcci.
Progetto D: rappresenta l'Approccio BUY + l'Approccio MAKE del Know How del Progetto, di proprietà dell'Impresa, che per nessun motivo deve uscire dall'Impresa.
11 - IL PDCA DEL PROCUREMENT
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Il FLOW SHEET o PDCA evidenzia la sequenza delle attività del Piano Operativo dalla OPPORTUNITA' fino alla conclusione del Piano d'Azione o del Progetto.
Il PIANO OPERATIVO è un Modello Unico valido per ogni MIGLIORAMENTO STRATEGICO (Pagina. 8 § 6).
Qualche consiglio per migliorarlo?
Inviami una mail indicando un cellulare o un n° di telefono. Grazie.
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