4 - I VALORI DELLO STILE AZIENDALE, SOFT SKILLS & HARD SKILLS
la pagina contiene:
- I Valori dello stile aziendale
- Le SOFT SKILLS - il COME fare
- Le HARD SKILLS - il CHE COSA.
1 - I VALORI DELLO STILE AZIENDALE
Mentre i Valori della Cultura Aziendale sono dei PRINCIPI GENERALI che riguardano il carattere delle Persone, iI Valori dello stile aziendale caratterizzano il modo in cui le persone operano e contribuiscono in modo determinante alla realizzazione di una PMI efficiente e orientata al successo.
Il grafico a lato illustra il "PERCORSO VIRTUOSO" iniziato a pagina 3 con la VISIONE, per arrivare agli SOFT SKILLS e agli HARD SKILLS, dove:
- Le SOFT SKILLS sono i COMPORTAMENTI di COME una Persona si comporta e interagisce con altre Persone nello svolgimento delle sue competenze.
- Le HARD SKILLS sono le COMPETENZE TECNICHE di CHE COSA una Persona deve conoscere e saper operare per svolgere determinate ATTIVITA'.
SOFT SKILLS & HARD SKILLS collaborano sinergicamente e caratterizzano il COMPORTAMENTO delle Persone nell'applicazione delle COMPETENZE.
Inoltre più SOFT SKILL possono essere applicate ad un'unica HARD SKILLS.
Nei paragrafi seguenti esaminiamo alcune importanti SOFT SKILLS e HARD SKILLS.
2 - SOFT SKILLS - IL "COME"
Per comprendere il significato di SOFT SKILLS dobbiamo spostarci dal piano tecnico al piano umano e considerare le caratteristiche umane delle persone come i comportamenti, le abitudini, la loro personalità, la capacità di comunicazione.
Le SOFT SKILLS sotto riportate caratterizzano i COMPORTAMENTI delle Persone nello svolgimento della HARD SKILLS e sono applicabili, a seconda dei casi, all'Imprenditore e alle Persone.
2.1 - COMUNICARE
Il primo SOFT SKILL, di gran lunga il più importante di tutti, è la COMUNICAZIONE.
La comunicazione è l’interazione, esplicita o implicita, in senso orizzontale e verticale, tra persone e gruppi all'interno della PMI e tra la PMI e il mondo esterno.
2.1.1 - A livello Personale e di gruppo
Comporta varie Tecniche di comunicazione di cui elenco di seguito le più comuni, a seconda del ruolo:
- Ascoltare attivamente
- Fare domande efficaci
- Osservare efficacemente
- Negoziare
- Persuadere, convincere
- Premiare
- Avere un atteggiamento propositivo
- Valutare
- Controllare l'emotività
- Gestire le differenze culturali
- Controllare le Conflittualità
- Delegare
Esistono poi altre specifiche SOFT SKILLS come l'Affidabilità, la Flessibilità, la Creatività, la Positività, la Predisposizione al lavoro di squadra, la Capacità di adattamento, Parlare in pubblico, ecc. applicabili a seconda dei casi.
Ognuna di queste queste tecniche può essere oggetto di approfondimento.
3.1.2 - A livello PMI e il mondo esterno
L'ambiente nel quale viviamo è fortemente caratterizzato dai social per i quali la comunicazione non è "a", cioè a senso unico come avveniva in passato, ma "con", cioè nei 2 sensi. Un enorme vantaggio per le PMI perché tramite i social possono far sentire la loro voce a una platea senza limiti.
Le due vignette che seguono rappresentano due esempi estremi di pessima comunicazione.
2.2 - SEMPLIFICARE - LESS IS MORE
"MENO E' DI PIU'" è un principio applicabile ad ogni attività. Significa "SEMPLIFICARE".
Quante volte abbiamo letto o ascoltato descrizioni prolisse che potevano essere scritte con la metà delle parole?
Quindi:
- descrizioni sintetiche, scorrevoli, senza ripetizioni,
- frasi corte, concetti distinti non sovrapposti,
- no ad acrobazie linguistiche, esibizioni letterarie
- eliminare descrizioni prolisse, dal linguaggio burocratico,
- eliminare Procedure e Istruzioni doppie, obsolete.
Mettiti nei panni di chi leggerà il tuo scritto o ascolterà le tue descrizioni.
2.3 - PIANIFICARE
Pianificare significa gestire un'Attività dando valide risposte a queste domande:
- chi? Definire la/le persona/e incaricata/e di eseguire l'attività.
- che cosa? In che cosa consiste l'attività.
- perché? Capire il motivo per cui si deve eseguire l'attività.
- con quali mezzi? Assicurarsi della disponibilità del personale e dei mezzi.
- a partire da quando? Stabilire la data di inizio
- per quanto tempo? La durata dell'attività
- con quali costi? Quanto costa realizzarla.
Un Piano non è rigido perché può essere aggiornato per tenere conto delle mutate condizioni non prevedibili all'inizio.
Nel caso di più Attività Pianificare significa coordinare tra loro varie Attività in modo che possano collaborare tra loro in un sistema ordinato efficace ed efficiente secondo tempi e costi certi.
La Pianificazione è alla base del Project Management.
L'assenza di Pianificazione provoca stress, extra costi ed extra tempi.
2.4 - LA PIANIFICAZIONE RIDUCE LO STRESS
Lavorare senza aver prima pianificato significa lavorare male, in modo disorganizzato, con minore efficienza ed efficacia, con più errori, impiegando più tempo del necessario e frequentemente, verso il completamento delle attività, con lo stress del "rush finale" provocato dalle sollecitazioni esterne.
Altre cause di stress possono essere: obiettivi irraggiungibili, aspettative superiori alle nostre capacità, un capo intransigente o incompetente, difficili rapporti con alcuni colleghi, collaboratori poco efficienti, responsabilità senza potere decisionale, ecc.
Lo stress è un male col quale dobbiamo convivere, per ridurlo dobbiamo:
- Pianificare
- Controllare tempi e Costi
- Lavorare un po' di più prima per evitare di lavorare molto di più dopo sotto stress.
Normalmente si cerca di rimandare le Attività antipatiche anche sapendo che prima dopo si dovrà farle.
Non ti è mai capitato che quando facevi un'attività antipatica mentre la stavi facendo ti sembrava meno antipatica?
2.5 - ELIMINARE L'EMERGENZA
L'emergenza:
- aumenta costi e tempi
- riduce la competitività
- indebolisce l'immagine della PMI.
Ho visitato Imprese per le quali l'emergenza era una costante.
Le attività vengono "gestite" da chi grida più forte, il Cliente si lamenta con la PMI per il ritardo di una consegna, la PMI tempesta il fornitore con telefonate e mail perché non consegna oppure perché ha consegnato dei prodotti difettosi, il Fornitore si lamenta con la PMI perché non paga, ecc. In queste situazioni tutti hanno dei buoni motivi per gridare.
Le PMI che si trovano in una situazione di permanente emergenza possono trovare spunti di Miglioramento iniziando a identificare la PMI Fantasma.(pagina 11 § 5) cercando di eliminare o ridurre le emergenze.
2.6 - COLLABORARE
Collaborare significa lavorare insieme in assenza di Conflittualità.
Il conflitto tra due o più persone, più o meno evidente, costituisce un danno non facilmente valutabile.
La conflittualità può essere strisciante, non palese.
Una conflittualità a basso livello richiede che siano analizzate le cause dopodiché, se possibile, deve essere eliminata.
Una conflittualità ad alto livello può distruggere qualunque Impresa.
La Conflittualità rientra nelle inefficienze della PMI Fantasma (pag. 11 § 6).
2.7 - APROCCIO ECONOMICO ALLE ATTIVITA'
Approccio economico a un'Attività significa effettuare una valutazione costi vs. benefici prima di intraprendere quell'Attività.
L'Approccio economico è alla base del Lean Manufacturing, del Kaizen e del Kanban e dovrebbe far parte della cultura di ogni PMI.
A pagina 2 § 2 trovi la SINTETICA DEFINIZIONE DI CREAZIONE DI VALORE.
A pagina 6 § 5 trovi la STIMA DEL VALORE CREATO.
2.8 - GESTIRE IL TEMPO
Tempo e Denaro sono due variabili con le seguenti caratteristiche:
- La variabile Tempo è una variabile indipendente dalla nostra volontà.
- La variabile Denaro è una variabile parzialmente dipendente dalla nostra volontà.
Queste due variabili sono sempre tra loro strettamente interdipendenti come ci stanno dicendo i due gemelli, il Sig. Tempi e il Sig. Costi.
2.9 - PRIMA PREVENIRE E DOPO CORREGGERE (NON IL CONTRARIO)
Prevenire significa adottare comportamenti tali da evitare o ridurre eventi negativi per se stessi e per il prossimo.
La Correzione presuppone la Prevenzione la quale è figlia della Formazione e dell'Addestramento.
Correzione senza prima Formazione e Addestramento non ha senso.
I responsabili della PMI devono farsi questa domanda: Stiamo facendo Formazione e Addestramento tali da migliorare le competenze delle Persone per evitare o ridurre eventi negativi per se stessi e per il prossimo?
Il corretto percorso è il seguente:
FORMAZIONE e ADDESTRAMENTO >> COMPETENZA >> PREVENZIONE >> CORREZIONE.
2.10 - MULTITASKING? NO GRAZIE
2.10.1 Premessa
I continui e crescenti stimoli che riceviamo dall'esterno riducono nella maggior parte delle persone la capacità di concentrarsi.
L'obiettivo di Instagram, Facebook, ecc. è quello di mantenere la nostra attenzione il maggior tempo possibile sulle piattaforme social in compenso di un aumento di like, visibilità, proposte commerciali, ecc.
Anche in assenza di notifiche, se, senza accorgercene, controlliamo il nostro cellulare, questa interruzione riduce la nostra concentrazione su quello che stiamo facendo comportando un maggiore rischio di errori, un affaticamento e aumento dello stress, la riduzione dell'efficacia ed efficienza nell'esecuzione del nostro lavoro.
La Concentrazione è ostacolate anche da rumori, affaticamento, disturbi emotivi, messaggi, smartphone sempre connesso, telefonate, urgenze, ecc.
2.10.2 La Concentrazione e l'Attenzione
La Concentrazione è il mantenimento dell'attenzione su quello che stiamo facendo ignorando altri stimoli interni ed esterni.
La qualità della Concentrazione determina il grado di efficienza ed efficacia individuale nella realizzazione dell'Attività che stiamo svolgendo, dove per qualità intendo la profondità, l'intensità e la durata della Concentrazione.
Elevata qualità della concentrazione significa prestazioni elevate e un più rapido raggiungimento degli obiettivi.
2.10.3 Ostacoli all'Attenzione
Anche il Multitasking è un ostacolo alla concentrazione dove per Multitasking si intende l'illusione di poter svolgere contemporaneamente più attività impegnative.
Siccome il cervello umano non è in grado di gestire più attività in parallelo, il Multitasking in pratica diventa uno spezzettamento delle Attività, la cui esecuzione richiede di saltare da un pezzetto di Attività ad un altro pezzetto con allungamento del tempo e aumento dei costi per eseguirle.
Un modo di lavorare innaturale e faticoso che necessita di tempi aggiuntivi per risintonizzarsi al ogni cambiamento di Attività, tempi che si sommano al tempi normalmente richiesti senza interruzioni.
Mentre guidi su una tangenziale o nel traffico di Milano, prova a trattare, in viva voce!, un argomento impegnativo. Se ci riesci il risultato sarà stato insoddisfacente e dovrai ritornarci su una volta arrivato in ufficio, ma soprattutto avrai aumentato il rischio d'incidente.
2.10.4 Tecniche per favorire e migliorare la Concentrazione
Siccome nell'attività giornaliera sono frequenti i momenti nei quali le Attività si accavallano e sembrano tutte urgenti, suggerisco di applicare le seguenti Tecniche che favoriscono la Concentrazione:
- La Concentrazione è favorita dal fare quello che ci piace e che ci motiva. L'obiettivo potrebbe essere raggiunto incrociando le proprie competenze con quello che offre il mercato. Facile a dirsi, più difficile a farsi.
- Concentrandoci sull'esecuzione di un'attività rognosa ma prioritaria; durante l'esecuzione, ci renderemo conto che l'attività era meno rognosa di quanto pensavamo inizialmente.
- Perseguire un ragionamento lineare, ripetibile, trasparente.
- Ripetere mentalmente, anche a voce alta.
- Se non si riesce a risolvere un problema, affrontarlo da un diverso punto di vista (Pensiero Laterale).
- Aiutarsi con la memoria fotografica, mediante grafici, schizzi, diagrammi, ecc.
- Identificare quale ambiente favorisce la concentrazione: silenzioso oppure rumoroso, ecc.
- Dedicare un definito periodo di tempo alle Attività che richiedono maggiore Concentrazione
- Organizzare e definire con chiarezza gli obiettivi delle Attività da realizzare (questa Pagina § 3.3 Pianificare)
- Concentrarsi sulle attività più critiche non delegabili.
- Stabilire l'esecuzione delle Attività secondo Priorità (Pareto pagina 6 § 3.2)
- Verificare che ogni Attività venga realmente completata (PDCA - pagina 6 § 3.1)
- Staccare ogni tanto con brevi e non impegnative pause.
- Mantenere uno stile di vita sano: sonno, alimentazione, ecc.
2.11 - MIOPIA? NO!, LUNGIMIRANZA
La MIOPIA non vede al di là del breve termine. La LUNGIMIRANZA vede nel medio e lungo termine.
La letteratura riporta molti casi storici ed emblematici di MIOPIA. Mi limiterò a un molto semplice caso personale.
- Miopia: oggi realizzo un cunicolo che mi costa Euro 1000. Anche se so con certezza che tra un anno dovrò realizzare un altro cunicolo parallelo che mi costerà Euro 1000. Totale complessivo sui 2 anni Euro 2000.
- Lungimiranza: se la decisione di un secondo cunicolo è consolidata e se ho il denaro e non ho altre priorità, oggi realizzo un cunicolo più largo che, sui 2 anni, mi costerà Euro 1600.
Ovviamente non si può generalizzare ma prima di prendere una decisione, bisogna fare un'analisi nel medio lungo periodo per scegliere la soluzione più lungimirante.
2.12 - COMPORTAMENTO PROATTIVO
Avere un Comportamento PROATTIVO vuol dire "VEDERE OLTRE", "PRE-VEDERE", quello che potrebbe ragionevolmente accadere durante la realizzazione di un Progetto.
La PROATTIVITA' mette la persona interessata nelle condizioni di organizzarsi per tempo e nel caso possa realmente accadere quanto ipotizzato per ridurre tempi e costi dell'intervento.
La PROATTIVITA' non è un SOFT SKILL innato. E' frutto dell'esperienza diretta sul campo che si affina nel tempo.
2.13 - VISIONE STRABICA
La VISIONE STRABICA è una caratteristica di alcune persone di notevole esperienza.
Queste persone mentre osservano un'Attività, durante la realizzazione o già realizzata o una documentazione "sentono" che qualcosa non quadra anche se apparentemente tutto è a posto. Una verifica accurata del lavoro in corso o già svolto consente di verificare che nella maggior parte delle volte quegli esperti avevano ragione.
La VISIONE STRABICA combina una normale visione d'assieme e una visione di dettaglio su alcuni punti o segnali critici, una sorta di visione "laterale" che fanno sì che quegli esperti "sentano" la necessità di ulteriori controlli.
2.14 - IL "COSA FARE" E IL "COME FARLO"
COSA FARE e COME FARLO dovrebbero essere indissolubili come 2 gemelli.
Invece si assiste da più parti, sia negli ambienti del lavoro che in generale che ai tanti COSA FARE seguono pochissimi COME FARLO.
Buon senso vorrebbe che chi degnala COSA FARE spiegasse COME FARLO.
Che cosa ne pensi?
3 - HARD SKILLS - IL "CHE COSA"
Gli HARD SKILLS sono le COMPETENZE TECNICHE delle Persone o di un Gruppo di Persone.
- si imparano mediante formazione e addestramento
- la loro padronanza migliora sul campo
- sono valutabili e misurabili
- sono specifiche per settore di appartenenza (vedi ATECO)
- hanno un valore intrinseco negoziabile.
Segue un elenco di 8 HARD SKILLS applicabili, a seconda dei casi, all'Imprenditore, alla Persona o ad entrambi.
4.1 - COMPETENZA
4.1.1 - La Competenza
La Competenza è la capacità di una persona di saper applicare le proprie conoscenze e abilità per conseguire i risultati attesi.
La Qualità della Competenza si riflette direttamente sul Conto Economico della PMI.
La Competenza è figlia della Formazione Continua.
La persona che consegue i risultati attesi è efficace.
La persona che consegue i risultati attesi con la minore quantità di risorse è efficiente.
Ogni PMI deve:
- compilare un Piano annuale per la Formazione delle Persone della PMI
- fare o far preparare e rendere disponibile adeguata documentazione per i Corsi di Formazione
- fare o far fare Formazione e Addestramento al proprio personale
- disporre le check list per valutare il grado di apprendimento dei partecipanti.
4.1.2 - Il Know How
Know How rappresenta quella conoscenza specialistica che distingue la PMI dalle Concorrenti.
Il Know How non deve mai uscire dalla PMI e non deve mai essere comunicato né ai Fornitori né ai Clienti (vedi MAKE OR BUY (pagina 14 § 10). A meno che la PMI abbia un Know How più avanzato. In tal caso il Know How obsoleto può essere venduto al un'altra Impresa.
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I Valori elencati sono anche quelli della tua PMI?
A disposizione per fornirti maggiori informazioni.
Inviami una mail indicando un cellulare o un n° di telefono.
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